01
El Excel no sabe quién es quién
Un cargo puede cambiar de persona y nadie corrige las invitaciones antiguas; una misma persona con dos cargos distintos acaba duplicada o mal tratada.
Software de protocolo institucional
El protocolo de su institución, sin un Excel de por medio
INVITO PRO gestiona autoridades, cargos, actos institucionales e invitaciones de principio a fin: desde la ficha de cada cargo hasta la confirmación de asistencia, con el convite oficial en PDF generado automáticamente.
Acceso a la demo:
usuario demo
·
contraseña demo-invito-2026
3 confirmados
1 delegado · 2 excusados
Pensado para
- Ayuntamientos
- Diputaciones
- Parlamentos
- Fundaciones y universidades
IEl problema
El problema no es enviar invitaciones. Es no saber quién viene.
En la mayoría de departamentos de protocolo, cada acto institucional se gestiona igual: una hoja de Excel con los invitados, correos sueltos redactados uno a uno o en cadena, y una ronda de llamadas de última hora para confirmar asistencias que nadie ha respondido. El listado de un acto se reconstruye desde cero en el siguiente, sin conservar cargos, tratamientos ni precedencias. Y cuando el alcalde o la presidenta pregunta «¿cuántos han confirmado?», la respuesta depende de si alguien se acordó de actualizar la celda correcta.
El método actual
Hoja de Excel
Correos sueltos
Llamadas de última hora
02
Confirmar asistencia es un vía crucis manual
Correos que no se leen, llamadas de teléfono para las 48 horas previas, y ninguna evidencia de cuándo ni cómo respondió cada uno.
03
No hay memoria institucional
Cada acto empieza de cero: no hay histórico de asistencia, ni trazabilidad de quién delegó en quién ni por qué.
IIFuncionalidades
Todo el ciclo de vida del acto institucional, en un solo sitio de gestión
No es un gestor de eventos genérico. Es la herramienta con la que un departamento de protocolo trabaja de verdad.
Autoridades, cargos e instituciones — sin mezclarlos
Cada persona puede tener varios cargos, activos o históricos, en distintas instituciones. Al invitar, se elige en qué calidad se invita: eso determina el tratamiento y el orden en el acto.
Nunca más una invitación a «el alcalde anterior».Gestión de actos de principio a fin
Cree el acto, redacte la invitación con variables automáticas —nombre, cargo, institución, tratamiento— y gestione el listado de invitados desde una sola pantalla.
Se redacta una vez y se personaliza sola para cada destinatario.Invitación con convite en PDF y documentos adjuntos
Con un clic, cada invitado recibe su invitación por email con el convite institucional en PDF generado automáticamente. Añada programas o dossieres sin depender de un correo aparte.
El documento que antes tardaba una tarde en maquetarse, ahora se genera solo.Portal de respuesta del invitado
Cada invitado responde desde un enlace único: confirmar, excusar con motivo, o delegar en otra persona. Sin registrarse, sin contraseñas, sin llamadas de comprobación.
Las delegaciones quedan registradas con quién, en quién y por qué.Botón «añadir al calendario»
El invitado añade el acto a su calendario —Google, Outlook, iOS— con un clic desde el propio portal de respuesta.
Menos ausencias por «se me olvidó».Seguimiento de entregas e incidencias
Sepa en tiempo real qué invitaciones se han entregado, cuáles han dado error y reciba aviso de las incidencias para poder actuar antes del acto.
Un rebote de correo no se descubre el día del evento.Importación y exportación de contactos
Importe invitados desde Excel, CSV o pegando una lista. Exporte el listado de asistentes confirmados a Excel en cualquier momento.
La base de autoridades no se vuelve a teclear a mano en cada acto.Roles, 2FA y auditoría completa
Dé acceso a su equipo con el rol adecuado —administrador, gestor, solo lectura— y verificación en dos pasos. Cada acción queda registrada: quién creó el acto, quién envió una invitación, quién modificó una respuesta.
Ante cualquier pregunta, la respuesta está en el registro, no en la memoria de alguien.El portal del invitado
Sus invitados responden en un clic. Usted lo ve en tiempo real.
Un enlace único por invitación, sin cuenta ni contraseña. Confirma, se excusa o delega — y añade el acto a su calendario en el mismo gesto. Cada respuesta queda con fecha, hora y motivo.
IIICómo funciona
De la lista de invitados a la sala llena, en cuatro pasos
-
Importe sus contactos
Suba su base de autoridades desde Excel o CSV, o péguela directamente. Personas, cargos e instituciones quedan organizados desde el primer minuto.
-
Cree el acto y redacte la invitación
Defina fecha, lugar y tipo de acto, seleccione a los invitados con el cargo en el que se les convoca, y redacte el texto una sola vez.
-
Envíe con un clic
INVITO PRO genera y envía cada invitación personalizada, con su convite oficial en PDF, en el idioma de la institución.
-
Siga las respuestas en tiempo real
Vea quién ha confirmado, quién ha excusado o delegado, y las incidencias de entrega, sin tener que llamar a nadie para preguntar.
IVDatos institucionales
Pensado para trabajar con datos institucionales de administraciones públicas
INVITO PRO no es una plataforma multicliente compartida. Cada institución tiene su propia instancia.
Instancia dedicada por cliente
Sus datos, su base de datos, su dominio. No comparten servidor de aplicación con otros clientes.
Cumplimiento RGPD
Retención y pseudonimización de datos de invitados aplicadas por diseño, no como añadido posterior.
Auditoría completa
Registro de toda la actividad del sistema: quién hizo qué y cuándo.
Roles y verificación en dos pasos
Control de accesos por usuario, con 2FA para reforzar las cuentas del equipo.
Hecho en Galicia, para lo público
Desarrollado por Estudio Blanco / Clicmon, con experiencia en proyectos para el sector público gallego.
VPara quién
Un mismo problema en distintas instituciones
Ayuntamientos
Concejalías de protocolo y alcaldías que gestionan actos institucionales, recepciones e inauguraciones de forma recurrente.
Diputaciones
Departamentos de protocolo provinciales con un volumen alto de actos y una base de autoridades amplia y cambiante.
Parlamentos y asambleas
Cámaras autonómicas que necesitan gestionar precedencias, cargos institucionales y actos solemnes con exigencia protocolaria alta.
Fundaciones y universidades
Instituciones con patronatos, claustros o consejos que organizan actos académicos e institucionales con invitados externos.
Solicite una demostración
¿Hablamos de cómo encaja INVITO PRO en su departamento de protocolo?
Sin compromiso. Le enseñamos el panel con un caso real y respondemos a las dudas concretas de su institución.
Acceso a la demo:
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INVITO PRO
info@invitopro.com
Un producto de Estudio Blanco / Clicmon Marketing Digital S.L. — A Coruña, Galicia
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